Mali müşavir seçerken ruhsat, imza, ücret, belge düzeni ve ayrılık halinde devir için yedi soru sorun. İyi bir yanıtın nasıl duyulduğunu ve kırmızı bayrakları bu listede topladık.
İlk görüşmede herkes kendini anlatır. Ayrım, anlattığı hikâyede değil, somut sorulara verdiği yanıtta çıkar. Aşağıdaki yedi soru bir nezaket listesi değildir. Her birinin iyi yanıtı da, sizi uyarması gereken yanıtı da vardır. Puanlamayı daha geniş tutan Ankara’da muhasebeci nasıl seçilir rehberiyle birlikte kullanın. Mali müşavirin gün içinde ne yaptığını merak ediyorsanız mali müşavir ne iş yapar yazısına bakın.
Soruları peş peşe sıralamak sorgulamak değildir. Karşı tarafın cevabını not edin. “Hallederiz” tek başına bir cevap değildir. Kim, hangi günde, hangi belgeyle halleder? Bunu duyamıyorsanız ikinci soruya geçmeyin.
1. Ruhsatınız ve oda kaydınız güncel mi?
Serbest muhasebeci mali müşavir, meslek odasına kayıtlıdır ve ruhsatla çalışır. Güncel bir ruhsat görmek ayıp değildir. Fotokopi veya e-Devlet dökümü isteyin. “Yıllardır bu piyasadayım” cümlesi ruhsatın yerini tutmaz. Ruhsatı başkasının üzerine olan, işi fiilen başka birinin yürüttüğü bürolar da vardır. İmzayı atacak kişiyle mi görüşüyorsunuz, yoksa yalnızca evrak toplayan bir aracıyla mı? Bunu ilk on dakikada ayırın.
Oda kaydı, bir şikâyet olduğunda nereye başvuracağınızı da gösterir. Kaydı olmayan birine defterinizi emanet etmek, sonra merci bulamamak demektir.
2. Benim sektörümde kaç dosyanız var?
Her büro her işi yapabilir diye bir kural yoktur. Lokanta, pazaryeri, inşaat, klinisyen veya motokurye aynı fiş düzeniyle yürümez. “Yaparız” demeden önce benzer kaç dosyaya baktıklarını sorun. Sayıyı abartmak kolaydır. Siz, son bir yılda o sektörde hangi belgenin sorun çıkardığını sorun. Somut bir örnek geliyorsa deneyim vardır. Genel bir broşür cümlesi geliyorsa deneyim başkasının sitesindendir.
Sektörünüzü bilmeyen bir büro sizi reddedebilir. Bu kötü bir haber değildir. Her dosyayı alan büro, sizin dosyanıza da aynı dikkati ayıramaz.
3. Beyannameyi kim imzalıyor?
Kaydı tutan kişi ile beyannameyi imzalayan kişi aynı olmak zorunda değildir. Ama ikisi birbirinin rakamını görmüyorsa imza bir formalitedir. Sorun: imza yetkisi olan mali müşavir dosyamı ayda en az bir kez görüyor mu? Yanıt “asistan bakar, gerekirse sorar” ise, gerekince iş işten geçmiş olabilir. Kızılay’daki düzenimizde kaydı hazırlayan ekip ile imzayı atan mali müşavir aynı dosyayı görür. Bunu her bürodan bekleyin.
4. Ücret neye göre yazılıyor, ne dahil değil?
Aylık ücret; belge sayısı, personel, e-belge ve şirket türüne göre değişir. Tek bir “her şey dahil” cümlesi, şirket kuruluşunu, vergi incelemesini veya geçmiş yıl düzeltmesini kapsamayabilir. Teklifte şunlar ayrı satır olsun: aylık hizmet, bordro, e-defter, yıllık beyan, özel işler. Yazılı olmayan bir ücret, yıl ortasında sürpriz olur. Karşılaştırmayı muhasebe ücretleri yazısındaki kontrol listesiyle yapın.
En düşük teklif, en uygun teklif değildir. Kapsam dışı bırakılan iş, sonra saat ücretiyle geri gelir.
5. Belgeleri nasıl istiyorsunuz, ben nereden göreceğim?
Fatura fotoğrafı, entegratör yetkisi ve ay sonunda bir özet rapor. Üçü de konuşulmalıdır. Yalnızca “WhatsApp’tan atın” diyen büro, ayın son günü yığılır. Yalnızca “ofise getirin” diyen büro, başka ilçedeki işletmeyi gereksiz yorar. İkisini birden tarif eden büro, sizin ritminize uyar. Siz de şunu sorun: KDV ve ödenecek tutarı son günden kaç gün önce yazıyla görürüm? Göremiyorsanız nakit planı yapamazsınız.
6. Soruma ne kadar sürede dönersiniz?
Aynı gün dönüş, her mesaj için mümkün olmayabilir. Mümkün olması gereken, mesajın kaybolmamasıdır. Sorun: tatilde veya beyanname haftasında yerine bakan var mı? Tek kişiye bağlı bir büro, o kişi hastalanınca sizin beyan tarihinizi de hasta eder. Bir yedek isim duymak, kadro şişkinliği değil, sürekliliktir.
Dönüş süresi sözleşmeye “aynı iş günü” diye yazılabiliyorsa yazılsın. Yazılamıyorsa en azından hangi kanalın acil sayılacağı konuşulsun. Gece yarısı atılan bir fiş ile vadesi yarına olan bir ödeme aynı hızda değildir.
7. Ayrılmak istersem devir nasıl olur?
İyi büro, ayrılığın utanç verici olmadığını baştan söyler. Sorun: defter, beyanname kopyası ve e-belge yetkisi kaç günde teslim edilir? Cevap bulanıksa, ayrıldığınız ay beyan tarihi sizi bekler. Devrin adımlarını muhasebeci nasıl değiştirilir rehberinde yazdık. İlk görüşmede bu rehberdeki listeyi utangaç olmadan masaya koyun. Cezalandırıcı bir sözleşme, “çıkış ücreti” veya belgeleri vermeme iması, o bürodan başlarken de uzak durmanız için yeterli sebeptir.
| Soru | Duymak istediğiniz | Uyarmanız gereken |
|---|---|---|
| Ruhsat | Güncel belge | “Gerek yok” |
| Sektör | Somut bir örnek | Her işi alırız |
| İmza | Mali müşavir dosyayı görür | Yalnızca asistan bakar |
| Ücret | Yazılı kapsam | Her şey dahil, sözlü |
| Belge | Kanal ve aylık özet | Yalnızca son gün yığını |
| Dönüş | Yedek isim | Tek kişi, süre yok |
| Devir | Gün sayısı yazılı | Belgeleri konuşmayız |
Görüşmeden sonra ne yapmalısınız?
Aynı gün kısa bir not düşün. Yedi sorudan kaçına net cümleyle yanıt aldınız? Üçten azı netse ikinci bir büroyla görüşün. Hepsi netsede içiniz rahat değilse, sebebi genellikle üsluptur. Üslup da hizmetin parçasıdır. Rakamları size küçümseyerek anlatan bir büro, inceleme haftasında da aynı üslubu kullanır.
İlk görüşmede net yanıt alma kolaylığı
Örnek bir gözlemdir. Devir sorusunu en sona bırakırsanız, o satır daha da belirsiz kalır.
Seçimi yaptıktan sonra ilk ay bir deneme ayı gibi okunabilir. Beyanname tarihi kaçtı mı, özet size ulaştı mı, bir sorunuz yanıtsız mı kaldı? Üçü de yolundaysa devam edin. Biri aksadıysa bunu hemen söyleyin. Üç ay susan bir mükellef, sonra “hiç anlatılmadı” dediğinde düzeltilecek iz zayıflamış olur.
Hizmet sözleşmesinde satır satır ne yazar?
Sözleşme bir nezaket metni değil, yedi sorunun kâğıda dökülmüş halidir. Kapsam maddesi, aylık işi sayar: KDV, muhtasar, geçici vergi, yıllık beyan, bordro ve e-defter beratı. Sayılmayan iş, kapsamdadır diye varsayılmaz. Ücret maddesi, KDV dahil mi, ödeme günü hangi gün, belge gecikirse ücret değişir mi, bunları yazar. Geciken belgenin cezası size aittir. Büronun geciken beyanı ise büronun sorumluluğundadır. Bu iki cümle yan yana durmalıdır.
Süre maddesi, feshi ihbar süresine bağlar. Aynı gün ayrılmak her zaman mümkün olmayabilir. Beyanname haftasının ortasında klasörü almak, hem sizi hem yeni büroyu zora sokar. Makul bir devir süresi, belgelerin listesiyle birlikte yazılır. Liste yoksa süre de işlemez. Gizlilik maddesi, rakamlarınızın başka bir müşteriye örnek diye anlatılmayacağını söyler. Referans isterken isim değil, sektör ve süre duymanız bu maddenin sonucudur.
İmza öncesi bir de iletişim maddesine bakın. Ayda bir kısa yazılı özet, acil iş için bir telefon hattı ve beyanname haftasında kimlerin görevli olduğu bu maddede durmalıdır. Özet yoksa siz yalnızca ceza geldiğinde haberdar olursunuz. O haber geç bir haberdir. Sözleşmede özeti görmek, ilk ayın nasıl hissedeceğini önceden bilmektir. Özeti kim yazacaksa, adı da maddenin yanında dursun. İsim yoksa özet de kimsesiz kalır ve ilk ay yine size sürpriz olur.
Sözleşmeyi ilk görüşmenin ertesi günü okuyun, bir hafta sonra değil. O gün aklınızdaki yanıtlar hâlâ tazedir. Maddelerle notlarınız çelişiyorsa imzalamadan sorun. Çelişkiyi “standart metin” diye geçen büro, standart metni size göre düzeltmiyor demektir. Düzeltmek ayıp değildir. Düzeltmeyi reddetmek, yedi sorunun sözde kaldığını gösterir.
Ruhsat ve imza tarafı mali müşavirlik sayfasındadır. Seçim ölçütlerinin tamamı Ankara’da muhasebeci nasıl seçilir yazısındadır.
Sık sorulan sorular
Bu soruları sormak güvensizlik mi?
Hayır. Dosyanızı emanet edeceğiniz kişinin çerçevesini baştan duymaktır. İyi büro bu sorulardan rahatsız olmaz.
En ucuz teklifi elemek zorunda mıyım?
Elemek zorunda değilsiniz. Kapsamı aynı olan teklifler arasında ucuz olan makuldür. Kapsamı yazılı olmayan ucuz teklif, ucuz değildir.
Görüşmeye evrak götürmeli miyim?
Son beyanname, varsa personel sayısı ve aylık fatura adedi yeter. Tüm klasörü ilk güne taşımak gerekmez.
Online büroyla da aynı sorular geçerli mi?
Evet. Mesafe, ruhsatı ve imzayı ortadan kaldırmaz. Yüz yüze ile online farkını ayrı bir yazıda ele aldık.
Kaç büroyla görüşmeliyim?
İki büro çoğu işletme için yeter. Beş teklif toplamak, kararı netleştirmek yerine yorabilir.
Son söz
Doğru mali müşavir, en uzun konuşan kişi değil, bu yedi soruya kısa ve yazılı cevap verebilen kişidir. Notlarınızı aynı gün karşılaştırmak, haftalar sonra hatırlamaya çalışmaktan daha adil bir seçimdir.
Ankara Muhasebeci olarak Kızılay’daki ofisimizde bu soruların hepsini ilk görüşmede yanıtlıyoruz. İsterseniz listeyi bize de sorun.
Durumunuza özel değerlendirme için mali müşavirimize danışın.
