işletme sahibi olduğunuzda, özellikle de Ankara şirket kuruluşu sürecini yeni tamamlamış taze bir girişimciyseniz, elinize geçen her fişi veya faturayı “bunu vergiden düşerim” hevesiyle muhasebecinize götürme eğiliminde olabilirsiniz. Ancak vergi kanunları ile sizin mantığınız her zaman aynı doğrultuda çalışmaz. İşletmenizin kasasından çıkan her para, vergi dairesi gözünde “gider” değildir.
Peki, hangi harcamalar şirket gideri olarak kabul edilmez? Hangi masrafları gider yazmaya çalışmak sizi vergi incelemesiyle karşı karşıya bırakır? Bu yazıda, hem e-ticaret muhasebesi tutanları hem de geleneksel esnafı yakından ilgilendiren o ince çizgiyi, “Kanunen Kabul Edilmeyen Giderler” (KKEG) konusunu insan diline çevirerek anlatacağız.
İşle İlgili Olmayan Kişisel Harcamalar
Maliye Bakanlığı’nın temel kuralı çok nettir: Bir harcamanın gider yazılabilmesi için, o harcamanın işin idamesi ve kazancın elde edilmesi ile doğrudan ilgili olması gerekir.
Sıklıkla yapılan hataların başında şahsi harcamaların şirket kartıyla ödenmesi geliyor:
-
Market Alışverişleri: Ofis için alınan çay, kahve, deterjan giderdir. Ancak eviniz için aldığınız bebek bezi, peynir veya kişisel kozmetik ürünleri gider yazılamaz.
-
Kıyafet Harcamaları: En çok tartışılan konulardan biridir. “Müşteriyle görüşmeye gidiyorum, takım elbise aldım, gider yazarım” diyorsanız, maalesef yanılıyorsunuz. Vergi kanunlarına göre, sadece iş kıyafeti (baret, tulum, üzerinde logo olan personel üniformaları vb.) gider yazılabilir. Günlük hayatta da giyebileceğiniz takım elbise, ayakkabı veya mont gider kabul edilmez.
-
Tatil Masrafları: Ailenizle gittiğiniz bir otel tatilinin faturasını şirkete kestirmeniz, vergi müfettişlerinin en kolay tespit ettiği hatalardan biridir. Ancak bir iş toplantısı veya fuar için şehir dışına çıktıysanız, bu konaklama ve yol masrafları elbette giderdir.
Trafik Cezaları ve Gecikme Faizleri
İşletmenize kayıtlı araçla sevkiyat yaparken veya müşteri ziyaretine giderken hız cezası yediniz. Bu ceza iş sırasında yendiği için gider yazılabilir mi?
Cevap kocaman bir HAYIR.
Şahsi harcamalar, trafik cezaları ve binek araç masraflarının tamamı şirket gideri olarak gösterilemez ve vergiden düşülemez. Yanlış gider yönetimi ağır vergi cezalarına yol açabileceğinden, Kanunen Kabul Edilmeyen Giderler (KKEG) konusuna hakim olmak şirketinizin mali geleceği için hayati önem taşır.
Devlet, “Suç işleyerek vergiden kaçınamazsın” mantığıyla hareket eder. Trafik para cezaları, vergi cezaları, gecikme zamları ve faizleri Kanunen Kabul Edilmeyen Gider (KKEG) statüsündedir. Bu ödemeleri şirket kasasından yapabilirsiniz, ancak yıl sonunda bu tutarlar vergi matrahınıza geri eklenir ve vergisini ödersiniz.
E-Ticaret ve Dijital Reklamlarda Yapılan Yanlışlar
Özellikle Ankara e-ticaret muhasebe süreçlerini yönetirken karşımıza çıkan en büyük sorunlardan biri yurt dışı reklam harcamalarıdır. Facebook, Instagram veya Google’a verdiğiniz reklamlar için kredi kartınızdan çekilen tutarları doğrudan “reklam gideri” olarak deftere yazamazsınız.
Bu platformlar Türkiye’de vergi mükellefi değilse (veya fatura düzeni farklıysa), bu harcamalar için Stopaj (Vergi Kesintisi) ve KDV 2 beyannamesi vermeniz gerekir. Eğer bu beyanları yapmadan sadece ekstreyi gider yazarsanız, hem gideriniz reddedilir hem de ödemediğiniz vergiler cezalı olarak istenir. E-ticaret yapıyorsanız, mutlaka dijital süreçlere hakim bir mali müşavir ile çalışmalısınız.
Stoklar ve Demirbaşların Yanlış Yönetimi
Şirket varlıklarını şahsi amaçlarla kullanmak veya envanterde görünen malları faturasız elden çıkarmak ciddi bir risktir. Bazen işler planladığınız gibi gitmez ve tasfiye sürecine girersiniz, bu noktada eldeki malların durumu da giderler kadar kafa karıştırıcıdır; eğer böyle bir durumdaysanız Şirket Kapatırken Stoklara Ne Olur? yazımıza göz atarak stokların vergi karşısındaki kaderini öğrenebilirsiniz.
Unutmayın, şirketinize aldığınız bir bilgisayarı, telefonu veya satmak için aldığınız ürünü “gider” olarak işledikten sonra, bunları şirketten çıkarırken mutlaka fatura keserek çıkışını yapmalısınız. Aksi takdirde “stok affı” gibi maliyetli süreçlerle uğraşmak zorunda kalabilirsiniz.
Kanıtlanamayan (Belgesiz) Harcamalar
Türk vergi sisteminde “tevsik” (belgeleme) zorunluluğu vardır. Bir harcamayı gider yazabilmek için Vergi Usul Kanunu’na uygun bir belgeye (Fatura, Yazar Kasa Fişi, Gider Pusulası vb.) sahip olmalısınız.
-
“Fişi kaybettim ama kredi kartı ekstresinde görünüyor” demek çoğu zaman yeterli değildir.
-
Pazardan alınan sebze-meyve veya belgesiz yapılan nakliye ödemeleri gider yazılamaz.
Ankara muhasebe ofisleri arasında sıkça konuşulan bir konu da yazar kasa fişlerinin sınırıdır. Belirli bir tutarın üzerindeki harcamalar (2024 yılı için 6.900 TL) mutlaka fatura ile belgelendirilmelidir. Fatura sınırını aşan bir harcamayı fiş ile gider yazamazsınız.
Sıkça Sorulan Sorular (S.S.S.)
1. Şirket aracıma aldığım yakıtın tamamını gider gösterebilir miyim?
Eğer araç şirketin aktifine kayıtlıysa veya kiralama yoluyla edinildiyse, işle ilgili kullanılan yakıt gider yazılabilir. Ancak binek araçlarda (ticari olmayan), güncel “binek otomobil gider kısıtlaması” uygulaması gereği giderlerin (yakıt, tamir, bakım) sadece %70’i gider olarak, kalan %30’u ise Kanunen Kabul Edilmeyen Gider (KKEG) olarak dikkate alınır.
2. Müşteriye verdiğim iş yemeğini gider yazabilir miyim?
Evet, işin kapsamı ve ciro ile orantılı olmak şartıyla, ticari kazancın elde edilmesi için verilen temsil ve ağırlama yemekleri gider yazılabilir. Ancak faturanın arkasına hangi müşteri ile ne amaçla yemek yendiğinin not edilmesi, olası bir incelemede işinizi kolaylaştırır.
3. Home ofis çalışıyorum, ev kirasını gider yazabilir miyim?
Evet, evinizi aynı zamanda iş yeri olarak gösterdiyseniz (home ofis), kiranızın tamamı üzerinden stopaj ödemek koşuluyla gider yazabilirsiniz. Elektrik, su, doğalgaz ve internet gibi faturaların ise genellikle yarısı gider olarak kabul edilmektedir.
4. Şirket adına aldığım cep telefonunu gider yazabilir miyim?
Evet, işle ilgili iletişim için alınan cep telefonları demirbaş olarak kaydedilir. Ancak faturayı alır almaz “gider” olarak düşemezsiniz. Bu cihazlar amortisman yoluyla (genellikle 3 yıl içinde) parça parça giderleştirilir.
5. Eşime ödediğim maaşı gider yazabilir miyim?
Eğer eşiniz fiilen şirkette çalışıyorsa, SGK girişi yapılmışsa ve piyasa koşullarına (emsallerine) uygun bir maaş ödeniyorsa, bu ücret ödemesi kesinlikle giderdir. Ancak fiilen çalışmayan aile üyelerini sigortalı göstermek suçtur ve ödenen maaşlar gider kabul edilmez.
Doğru gider yönetimi, şirketinizin karlılığını artırmanın en yasal yoludur. Ankara muhasebeci arayışınızda sadece defter tutan değil, sizi bu risklere karşı koruyan, finansal danışmanlık veren bir yol arkadaşı seçmeniz, uzun vadede şirketinizin ömrünü uzatacaktır.
